Подготовка технической документации к переводу: файлы, версии и глоссарий

Что происходит до начала перевода

Документация на оборудование редко приходит одним готовым файлом. В общей папке могут одновременно лежать руководство в PDF, исходный DOCX предыдущей редакции, таблицы в Excel, схемы, каталог запасных частей, строки интерфейса и несколько вариантов глоссария.

Название файла не всегда показывает его статус. Документ с пометкой final может оказаться старше утверждённого PDF, а редактируемый исходник — не содержать изменений, внесённых перед выпуском. Если начать перевод без инвентаризации, расхождения обнаруживаются уже при вёрстке или приёмке.

Отдельная проблема — связь с оборудованием. Руководство может относиться к серии машин, каталог — к одной модификации, а шильда на объекте — к другому исполнению. Перевести текст можно, но применимость результата останется неподтверждённой.

До начала работ нужно ответить на четыре вопроса:

• какой комплект считается исходным;
• какая редакция каждого файла актуальна;
• что именно переводится;
• кто подтверждает спорные термины и технический смысл.

Какой результат подготовки нужен

Результатом подготовки должен стать не архив с файлами, а паспорт проекта перевода. Он связывает документ, редакцию, оборудование, формат и ожидаемый результат.

Такой паспорт позволяет отличить подтверждённый исходник от справочного материала. Если редакция или применимость неизвестна, это указывается прямо, а не скрывается внутри переписки.

Какие источники используются

Если доступен финальный PDF и редактируемый исходник, проверяют их соответствие. PDF используют как контроль структуры, а исходный формат — как рабочий материал. Один файл не заменяет другой автоматически.

Чего обычно не хватает

Чаще всего до начала перевода отсутствует не сам текст, а контекст:

• однозначный мастер-файл;
• список изменений между редакциями;
• полная идентификация оборудования;
• редактируемые файлы графики;
• расшифровка сокращений;
• перечень непереводимых обозначений;
• требования к итоговой вёрстке;
• ответственный за инженерное согласование.

Недостающие сведения фиксируют в перечне вопросов. Нельзя выбирать редакцию по дате изменения файла, считать похожую модель идентичной или переводить обозначение как обычное слово без подтверждения.

Семь этапов подготовки

1. Определить назначение перевода

Что происходит без подготовки. Один и тот же исходный мануал пытаются одновременно превратить в справочный перевод, инструкцию для эксплуатации и документ для поставки.

Что используется. Договор, требования заказчика, назначение оборудования и предполагаемые пользователи документа.

Результат. Зафиксировано, что должно получиться: перевод исходника с сохранением структуры, русское руководство, комплект таблиц или данные для дальнейшей подготовки документов.

Кто проверяет. Заказчик подтверждает назначение и принимающую сторону.

2. Собрать и инвентаризировать файлы

Что происходит без подготовки. Файлы передаются частями через почту и мессенджеры, приложения теряются, а одинаковые названия скрывают разные версии.

Что используется. Папки проекта, архив предприятия, документы поставщика, выгрузки и перечни приложений.

Результат. Каждый файл получает запись в реестре: имя, формат, размер, язык, назначение и связь с основным документом.

Что остаётся неизвестным. Полнота комплекта до подтверждения владельцем документации.

3. Зафиксировать актуальные редакции

Что происходит без подготовки. Перевод начинается по редактируемому файлу редакции B, хотя финальный PDF выпущен в редакции C.

Что используется. Титульные листы, история изменений, даты утверждения, номера выпусков и переписка по передаче.

Результат. Для каждого документа определён контрольный источник. Конфликтующие версии не объединяются молча.

Кто проверяет. Заказчик подтверждает редакцию, принятую в проекте.

4. Связать документы с оборудованием

Что происходит без подготовки. Руководство относится к серии, а каталог и фактическая машина — к разным исполнениям.

Что используется. Паспорт, шильда, серийный номер, код исполнения, каталог и история замен.

Результат. Известно, к какому объекту относится документ и где применимость требует проверки.

Что остаётся неизвестным. Изменения оборудования, не отражённые в документах.

5. Разделить переводимые и непереводимые элементы

Что происходит без подготовки. Основной текст переведён, но подписи на схемах, строки HMI и приложения остались вне объёма. Одновременно артикулы и команды ошибочно воспринимаются как обычные слова.

Что используется. Перечень разделов, таблиц, рисунков, интерфейсных строк, кодов и обозначений.

Результат. Для каждого типа элементов определено действие: переводить, сохранять, транслитерировать или передать на согласование.

Кто проверяет. Заказчик подтверждает обозначения и команды, которые нельзя изменять.

6. Подготовить стартовый глоссарий

Что происходит без подготовки. Один узел получает несколько русских названий, а термин из каталога не совпадает с термином в инструкции.

Что используется. Корпоративный словарь, предыдущие переводы, каталог, чертежи, паспорт и контекст операций.

Результат. Формируется таблица терминов со значением, контекстом, источником и статусом: подтверждён, кандидат или требует проверки.

Что остаётся неизвестным. Принятая терминология предприятия до ответа профильного инженера.

7. Согласовать результат и порядок проверки

Что происходит без подготовки. После перевода выясняется, что заказчику нужны редактируемые таблицы, отдельный глоссарий или другая структура документа.

Что используется. Шаблон результата, требования к файлам, порядок согласования и перечень ответственных.

Результат. До начала перевода известны состав выдачи, контрольные точки и критерии приёмки.

Готовый результат проверяют отдельно. Для этого используется порядок из статьи «Как проверить перевод технической документации».

Какие форматы передавать

Наличие редактируемого файла полезно, но не доказывает его актуальность. Контрольным источником остаётся подтверждённая редакция.

Учебный пример комплекта

Ниже приведён условный пример, а не клиентский кейс.

OM_X200_revC.pdf          руководство, редакция C
OM_X200_revB.docx         редактируемый файл, редакция B
parts_catalog_revB.xlsx   каталог, редакция B
ui_strings_en.csv         строки HMI без снимков экранов
drawings_2026-08.zip      схемы без реестра
glossary_ru.xlsx          прошлый глоссарий без статусов

По результатам инвентаризации:

• PDF редакции C принимается как контрольный источник структуры;
• DOCX редакции B нельзя считать мастер-файлом без списка изменений;
• каталог требует подтверждения применимости к исполнению X200;
• строкам HMI нужен контекст экранов;
• схемам нужен перечень переводимых подписей;
• термины глоссария получают статусы «подтверждён», «кандидат» или «требует проверки».

Перевод можно начать только после фиксации этих ограничений либо после получения недостающих сведений. Решение зависит от критичности документа и согласованного порядка работ.

Что нельзя определить по комплекту

По переданным файлам нельзя автоматически определить:

• фактическое исполнение оборудования;
• корректность документации производителя;
• актуальность незафиксированных изменений;
• применимость стандартов к конкретной процедуре;
• допустимость инженерных операций;
• терминологию предприятия без согласования.

Эти вопросы не закрываются предположением или данными похожей модели. Их передают заказчику, профильному инженеру или уполномоченной организации.

Кто проверяет и кто принимает решение

Что делает RD[AI]

• составляет реестр файлов;
• фиксирует редакции и конфликты;
• выделяет таблицы, предупреждения, графику и обозначения;
• готовит кандидатов в глоссарий;
• связывает источник с объектом и результатом;
• формирует перечень вопросов;
• готовит комплект к переводу и последующей проверке.

Подход к хранению источников, статусов и конфликтов описан на странице «Метод». Формат услуги и состав результата приведены на странице перевода технической документации.

Что RD[AI] не делает

• не подтверждает соответствие оборудования;
• не определяет фактическую конфигурацию без данных заказчика;
• не объявляет старую редакцию актуальной;
• не переводит артикулы и обозначения автоматически;
• не подставляет данные похожей модели без маркировки;
• не заменяет профильного инженера или регулируемую проверку.

Где использовать подготовленные данные

Реестр исходников, связи редакций и глоссарий можно использовать при обновлении перевода, подготовке эксплуатационной документации, паспорта, технологических карт, каталога ЗИП и структуры для EAM или CMMS.

Эти результаты не образуют обязательную последовательность. Для каждого документа отдельно определяют назначение, применимые источники и ответственных за проверку.

Частые вопросы